Erfolgreiches Onboarding neuer Mitarbeiter
Ein solides Onboarding neuer Mitarbeiter ist nicht nur entscheidend für deren Leistung und damit den Erfolg des Unternehmens, sondern auch ein wichtiger Faktor für die Mitarbeiterbindung durch eine positive Employee Experience. Häufig konzentrieren sich Unternehmen beim Onboarding lediglich auf den ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters und die unmittelbar darauf folgende Woche. Aus unserer Perspektive beginnt das Onboarding jedoch weit früher – nämlich bereits nach Unterzeichnung des Arbeitsvertrags – und endet erst, wenn der Mitarbeiter sich eigenständig in seiner Rolle zurechtfindet. Aus diesem Grund gliedern wir das Onboarding in drei Phasen: Vorbereitung vor dem ersten Arbeitstag, die erste Arbeitswoche und die ersten drei Monate.
1) Vorbereitung vor dem ersten Arbeitstag
Nach Unterzeichnung des Arbeitsvertrags oder des Offer Letters können oft mehrere Monate vergehen, bis der neue Mitarbeiter tatsächlich seinen ersten Arbeitstag hat. Während dieser Wartezeit ist es entscheidend, den Kontakt zum neuen Mitarbeiter aufrechtzuerhalten. Warum? Weil das Fehlen jeglicher Kommunikation dazu führen kann, dass der Mitarbeiter sich unsicher fühlt und möglicherweise andere Jobangebote in Betracht zieht, die ihm attraktiver erscheinen könnten. Ein Mangel an Kommunikation kann sogar dazu führen, dass der Mitarbeiter seinen bereits unterzeichneten Arbeitsvertrag kündigt, bevor er überhaupt seinen ersten Tag im Unternehmen hat.
Um dieses Risiko zu minimieren, ist es ratsam, dass das Unternehmen mit dem neuen Mitarbeiter in Kontakt bleibt, sobald der Vertrag unterzeichnet ist. Der HR-Ansprechpartner oder der direkte Vorgesetzte kann regelmäßig mit dem neuen Mitarbeiter kommunizieren, um die Vorfreude und Begeisterung für den neuen Job aufrechtzuerhalten. Dies kann durch E-Mails, Telefonate oder persönliche Treffen erfolgen, je nach den Vorlieben und Bedürfnissen des Mitarbeiters.
Darüber hinaus ist es wichtig, dass das Unternehmen interne Vorbereitungen trifft, um sicherzustellen, dass der neue Mitarbeiter einen reibungslosen Start hat. Dazu gehören die Organisation der technischen Ausstattung, die Festlegung von Zielen für die ersten Tage und die Information des Teams über das neue Mitglied.
Indem das Unternehmen frühzeitig mit dem neuen Mitarbeiter in Kontakt bleibt und interne Vorbereitungen trifft, kann es sicherstellen, dass der Einstieg reibungslos verläuft und der Mitarbeiter sich von Anfang an willkommen fühlt. Dies trägt nicht nur zur Mitarbeiterbindung bei, sondern legt auch den Grundstein für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.
2) Onboarding am ersten Tag und in der ersten Arbeitswoche
Am ersten Tag im neuen Unternehmen ist es entscheidend, dass sich der neue Mitarbeiter willkommen fühlt. Dazu gehört mehr als nur das Ausfüllen von Formularen und das Einrichten des Arbeitsplatzes. Idealerweise sollte jemand bereitstehen, um den neuen Mitarbeiter zu begrüßen, ihn am Empfang abzuholen und ihm eine kurze Einführung in den Tagesablauf zu geben. Es ist wichtig, dass der Mitarbeiter sich von Anfang an orientieren kann, indem ihm die Büroräumlichkeiten gezeigt werden und er den Kollegen vorgestellt wird.
In den folgenden Tagen der ersten Onboarding-Woche ist es wichtig, dass der neue Mitarbeiter die Unternehmensorganisation kennenlernt. Dazu können eine Firmenpräsentation oder entsprechende E-Learning-Module beitragen. Auf Teamebene ist es essentiell, dass der Mitarbeiter die Strukturen des Teams versteht, wie beispielsweise regelmäßige Meetings oder Team-Lunches.
Darüber hinaus sollte der neue Mitarbeiter möglichst schnell in wichtige Themen und Tools eingeführt werden, die für seine Rolle relevant sind. Dies kann durch gezielte Schulungen oder praktische Einarbeitungen geschehen.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist der regelmäßige Austausch mit dem direkten Vorgesetzten. In der ersten Woche sollten Treffen geplant werden, um offene Fragen zu klären und Erwartungen zu besprechen. Zusätzlich sollten Kennenlern-Meetings mit den direkten Kollegen stattfinden, um deren Aufgabenbereiche zu verstehen und die Zusammenarbeit zu erleichtern.
3) Onboarding in den ersten drei Monaten
In den ersten drei Monaten sollten regelmäßige Meetings mit dem direkten Vorgesetzten stattfinden, um den Einarbeitungs-Fortschritt zu überprüfen und die Ziele für diesen Zeitraum zu verfolgen. Ein bewährtes Instrument hierfür ist der 30-60-90-Plan, der klare Meilensteine für die ersten drei Monate setzt.
Im ersten Monat liegt der Fokus darauf, dass der neue Mitarbeiter die Organisation kennenlernen und sich in seine neue Rolle einfinden kann. Er sollte sich intensiv mit den Unternehmensabläufen vertraut machen, Fragen stellen und sich ein Netzwerk im Unternehmen aufbauen, um sich schnell integrieren zu können.
Im zweiten Monat verfügt der Mitarbeiter bereits über ein solides Grundwissen über das Unternehmen. Nun ist es an der Zeit, tiefer in seine neue Position einzutauchen und Verantwortung zu übernehmen. Durch gezielte Einarbeitung in spezifische Aufgabenbereiche kann der Mitarbeiter seine Kompetenzen weiterentwickeln und sich in seiner Rolle sicherer fühlen.
Im dritten Monat sollte der neue Mitarbeiter einen aktiven Beitrag im Team leisten und zum Leistungsträger im Unternehmen werden. Er sollte in der Lage sein, eigenständig zu arbeiten und komplexe Aufgaben zu bewältigen. Am Ende dieses Zeitraums sollte der Mitarbeiter vollständig in seine neue Rolle eingearbeitet sein und dazu beitragen, die Unternehmensziele zu erreichen. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die Dauer der Einarbeitung von Mitarbeiter zu Mitarbeiter und von Rolle zu Rolle variieren kann. Einige Mitarbeiter benötigen möglicherweise mehr Zeit, um sich einzuarbeiten, während andere schneller eigenständig arbeiten können.
Um sicherzustellen, dass der Mitarbeiter in den ersten drei Monaten möglichst viel lernt, sollten verschiedene Lernmethoden bzw. Lernkategorien genutzt werden. Dazu gehören formelles Lernen, wie Schulungen und Seminare, soziales Lernen durch die Zusammenarbeit mit Kollegen, sowie Erfahrungslernen durch praktische Tätigkeiten und Projekte.
Indem das Unternehmen einen strukturierten Einarbeitungsplan mit klaren Zielen und Meilensteinen bietet, kann es sicherstellen, dass neue Mitarbeiter schnell und effektiv in ihre Rolle finden und langfristig erfolgreich im Unternehmen agieren können. Dies trägt nicht nur zur Mitarbeiterbindung bei, sondern fördert auch eine effiziente Arbeitsumgebung und steigert die Produktivität des Teams.