Offboarding für einen reibungslosen Austritt: Warum der letzte Eindruck zählt

In der Personalmanagementwelt liegt der Fokus häufig auf Onboarding – dem Prozess, neue Mitarbeitende erfolgreich ins Unternehmen zu integrieren. Doch was passiert, wenn jemand das Unternehmen verlässt? Genau hier setzt Offboarding an. Leider wird dieser wichtige Prozess oft unterschätzt oder vernachlässigt, obwohl er genauso bedeutend ist wie ein gelungenes Onboarding.

Ein strukturierter Offboarding-Prozess ist nicht nur ein Zeichen von Professionalität, sondern bietet auch zahlreiche Vorteile: vom Wissensmanagement über den Schutz von Unternehmensdaten bis hin zur Stärkung der Arbeitgebermarke. In diesem Artikel erfahren Sie, warum Offboarding so wichtig ist, welche Schritte dazugehören und wie Sie es in Ihrem Unternehmen erfolgreich umsetzen.

 

Was ist Offboarding?

Offboarding beschreibt den strukturierten und professionellen Prozess, den ein Mitarbeitender beim Verlassen eines Unternehmens durchläuft – unabhängig davon, ob er selbst kündigt, in den Ruhestand geht oder das Unternehmen aus anderen Gründen verlässt. Dieser Prozess beginnt, sobald die Kündigung bekannt ist, und endet formal mit dem Austritt. Die Wirkung eines gelungenen Offboardings reicht jedoch weit über diesen Zeitpunkt hinaus.

 

Die Ziele eines guten Offboardings

1. Positive Employee Experience bis zum Schluss: Der Austritt sollte stressfrei und respektvoll gestaltet werden, um einen bleibenden positiven Eindruck zu hinterlassen. Mitarbeitende, die das Unternehmen mit einem guten Gefühl verlassen, sprechen positiv darüber – sei es in ihrem beruflichen Netzwerk, bei Freunden oder auf Arbeitgeber-Bewertungsplattformen wie kununu.
2. Schutz der Unternehmensinteressen: Dazu gehört der sichere Übergang von Projekten, der Wissenstransfer und die Sicherstellung der Datenintegrität.
3. Employer Branding stärken: Ehemalige Mitarbeitende sind Botschafter Ihrer Marke. Ihr Eindruck vom Offboarding prägt, wie sie über das Unternehmen sprechen – sei es gegenüber potenziellen Kunden, zukünftigen Mitarbeitenden oder in sozialen Netzwerken.

Offboarding hat somit eine doppelte Funktion: Es sorgt für einen reibungslosen Übergang innerhalb der Organisation und stärkt gleichzeitig die Beziehungen zwischen dem Unternehmen und dem ausscheidenden Mitarbeitenden.

 

Warum ist Offboarding so wichtig?

Ein professioneller Offboarding-Prozess bringt zahlreiche Vorteile für das Unternehmen, die Führungskräfte und die verbleibenden Mitarbeitenden:

1. Markenbotschafter schaffen: Ehemalige Mitarbeitende tragen maßgeblich zum Ruf eines Unternehmens bei. Ein positiver Abschied kann dazu beitragen, dass sie das Unternehmen weiterempfehlen – sei es als Arbeitgeber, Geschäftspartner oder Dienstleister.
2. Wiedereinstellung erleichtern: Viele Mitarbeitende kehren nach einem Karriereausflug zum ehemaligen Arbeitgeber zurück. Ein reibungsloser Austritt erleichtert diesen Schritt. Studien zeigen, dass ehemalige Mitarbeitende, die zurückkehren, oft produktiver und loyaler sind.
3. Kundenbeziehungen erhalten: Besonders wenn Mitarbeitende in einer Schnittstellenfunktion tätig waren, ist ein harmonischer Abschied wichtig – sie könnten als Kunden oder Partner zurückkehren.
4. Wissen sichern: Ein unstrukturierter Abschied kann dazu führen, dass wertvolles Wissen verloren geht. Deshalb sollte der Wissenstransfer ein fester Bestandteil des Offboarding-Prozesses sein.
5. Sicherheitsrisiken minimieren: Der Entzug von Zugriffsrechten und die Rückgabe von Firmeneigentum schützen vor Datenlecks oder Sicherheitsproblemen. Besonders in digitalen Arbeitsumgebungen ist dies unerlässlich.
6. Motivation der verbleibenden Mitarbeitenden: Der Umgang mit einem ausscheidenden Kollegen wird von den verbleibenden Mitarbeitenden genau beobachtet. Ein respektvoller und wertschätzender Abschied kann die Loyalität und Motivation der gesamten Belegschaft positiv beeinflussen.

 

Die wesentlichen Akteure im Offboarding

Ein effektiver Offboarding-Prozess erfordert Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Parteien:

• HR-Abteilung: Zuständig für administrative und formale Schritte wie den Entzug von Zugriffsrechten und die Durchführung des Exit-Interviews.
• Führungskraft: Als direkte Ansprechpartnerin ist sie für die Kommunikation und die Organisation des Abschieds verantwortlich.
• Mitarbeitender: Auch der ausscheidende Mitarbeitende trägt zur Qualität des Offboardings bei, etwa durch die Übergabe von Wissen und die Einhaltung vereinbarter Abläufe.

Je nach Unternehmensstruktur können auch IT-Abteilungen, Teammitglieder oder externe Dienstleister in den Offboarding-Prozess eingebunden werden.

 

Der Offboarding-Prozess in 10 Schritten

Ein strukturierter Offboarding-Prozess gewährleistet, dass keine wichtigen Details übersehen werden. Hier die zentralen Schritte:

1. Dank und Wertschätzung ausdrücken:

   Zeigen Sie dem Mitarbeitenden, dass seine Arbeit geschätzt wurde, und gratulieren Sie zu neuen Karriereschritten. Ein persönliches Dankeschön ist ein einfacher, aber wirkungsvoller Weg, um Wertschätzung zu zeigen.

2. Kommunikation im Team:

   Informieren Sie das Team zeitnah über den Austritt und klären Sie, wie die Aufgaben verteilt werden. Dies schafft Transparenz und verhindert Gerüchte.

3. Wissenstransfer organisieren:

   Halten Sie fest, welche Informationen und Projekte übergeben werden müssen, und planen Sie entsprechende Meetings.

4. Rückgabe von Firmeneigentum sicherstellen:

   Ob Laptop, Schlüssel oder Firmenwagen – alle Gegenstände sollten dokumentiert zurückgegeben werden.

5. Zugriffsrechte entziehen:

   Entfernen Sie den Mitarbeitenden aus internen IT-Systemen und sichern Sie sensible Daten.

6. Exit-Interview durchführen:

   Nutzen Sie das Gespräch, um ehrliches Feedback zu erhalten und eventuelle Schwachstellen im Unternehmen zu identifizieren.

7. OrgChart aktualisieren:

   Passen Sie das Organigramm an und informieren Sie wichtige Schnittstellenpartner.

8. Abschlusszahlungen und Benefits:

   Stellen Sie sicher, dass Resturlaub, Boni oder andere Leistungen korrekt verrechnet werden.

9. Abschied gestalten:

   Ob Abschiedsfeier oder persönliche Worte – wählen Sie je nach Situation einen passenden Rahmen.

10. Kontakt halten:

    Alumni-Netzwerke oder Talent Pools sind ideale Plattformen, um in Verbindung zu bleiben. Viele Unternehmen nutzen LinkedIn-Gruppen, um den Kontakt zu ehemaligen Mitarbeitenden zu pflegen.

 

Offboarding-Checkliste

Eine Checkliste hilft, alle Schritte des Prozesses im Blick zu behalten. Sie dient als Orientierung und stellt sicher, dass keine wichtigen Details übersehen werden.

Download des Templates:

Word-Template „Offboarding-Checkliste“

Eine Checkliste gibt allen Beteiligten Sicherheit und Struktur und sorgt dafür, dass der Prozess für alle stressfrei verläuft.

 

Häufige Fehler im Offboarding

Obwohl Offboarding viele Vorteile bringt, wird es häufig unzureichend durchgeführt. Typische Fehler sind:

1. Fehlender Wissenstransfer: Verlorenes Wissen kostet Zeit und Geld. Planen Sie Übergaben gründlich.
2. Kein Exit-Interview: Feedback ist eine wertvolle Quelle, um die Unternehmenskultur und Prozesse zu verbessern.
3. Unstrukturierter Ablauf: Ohne klare Prozesse und Verantwortlichkeiten gehen wichtige Schritte oft unter.
4. Mangel an Empathie: Mitarbeitende, die mit Respekt verabschiedet werden, bleiben in guter Erinnerung – und sprechen positiv über das Unternehmen.

 

Der letzte Eindruck zählt

Ein gut gestalteter Offboarding-Prozess ist eine Investition in die Zukunft Ihres Unternehmens. Er verbessert nicht nur die Employee Experience und die Sicherheit Ihrer Daten, sondern stärkt auch Ihre Arbeitgebermarke. Setzen Sie daher auf eine strukturierte Herangehensweise, die Wertschätzung, klare Prozesse und Empathie kombiniert.

Bereiten Sie Ihre Organisation darauf vor, nicht nur neue Talente erfolgreich zu integrieren, sondern auch ausscheidende Mitarbeitende in bester Erinnerung zu behalten – denn der letzte Eindruck bleibt oft am längsten.

Ein reibungsloses Offboarding ist nicht nur ein Zeichen von Professionalität, sondern auch eine Chance, langfristige Beziehungen zu fördern und das Unternehmen zukunftssicher zu gestalten.